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电子文件管理职责的划分

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作者:刘立。 TAGS:划分,职责,管理,文件,电子,部门,
   首先是档案行政管理部门。市和区县档案局要会同本级信息化工作主管部门对本行政区域内电子文件归档工作实行监督和指导。电子文件是一种新型的文件形式,电子文件的管理也正处在摸索和尝试阶段,所以档案行政管理部门要加大对电子文件管理监督指导的力度,并在对电子文件的归档与管理的监督指导工作中加入信息化主管部门(即市和区县经
信委)的力量。这将对促进电子文件的归档与管理具有非常积极的推动作用。
  其次是电子文件形成单位。要对电子文件实施全过程的管理,就必须从系统设计时就要考虑电子文件归档、管理的要求,在电子文件形成、运转的过程中实施有效的管理。所以各单位要明确电子文件归档工作的管理职责,制定电子文件归档制度,做好电子文件归档工作。这需要各单位的全员参与,相关的各部门都要承担相关职责。
  一是档案部门的职责。档案部门要会同信息化工作部门和电子文件形成部门制定本单位电子文件的归档制度,确定本单位电子文件的归档范围、保管期限、归档要求、归档时间及方式等内容;要加强与信息化工作部门的沟通协调,使办公系统和业务系统具备符合档案管理要求的功能。归纳起来,档案部门的职责主要有两点,一是制定电子文件的归栏制度,二是加强与本单位信息化工作部门的沟通协调。档案部门要根据本单位的职责、现代化管理的程度等,建立电子文件的归档制度;要主动了解本单位即将或正在开发的系统情况,主动和信息化部门沟通,从保证电子文件真实、完整、安全、有效的角度提出电子文件积累、归档的功能需求。
  二是信息化部门的职责。信息化工作部门要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。具体包括:成为档案部门与系统开发公司之间的桥梁,将档案部门提出的功能需求转为技术语言,并与系统开发的公司进行沟通,使其理解这些需求并在系统中得以实施;在系统日常运行中进行维护,确保安全;对系统内的电子文件进行备份:在系统软硬件环境发生变化时对电子文件进行迁移,并记录电子文件的格式及所依赖的硬件环境、软件、操作系统、数据库系统等信息。
  三是电子文件形成部门的职责。电子文件形成部门要按照本单位档案部门的要求,做好本部门电子文件的形成、积累、鉴定及归档等工作。
  只有各相关部门都认识到电子文件管理的重要性和必要性,积极参与,形成合力,才能真正把电子文件收好、管好,为将来的用好奠定基础。