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浅论秘书的语言艺术

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作者:管理员。 TAGS:艺术,语言,秘书,工作,表达,可以,
   秘书语言是一种特殊的语体,它是由秘书的职业性来决定的,是用于工作中的一种交流工具。秘书工作的特殊性质和内容决定了语言运用在秘书工作中具有特殊的地位和作用。 一、掌握秘书语言艺术的意义及重要性 (一)作为秘书,良好的口语表达是重要职业技能 “从我国秘书工
作发展的历史来看, 秘书人员录音记事, 占卜问卦, 净谏劝言, 运筹策划, 没有不以口语作为工具的春秋列国都重视辞令表达。许多古代的名人,很多都是靠着自己口才取得成功的,例如晏子、子产、苏秦、张仪等人就是有名的雄辩家, 他们游说各国、规劝君候, 辞令优美, 凭“ 三寸不烂之舌” 作出了重大的贡献。今天,我们应该继承讲究口语这一的优良传统, 加强训练, 善于言辞, 巧于说话,增进相互的合作与团结, 成功地推动工作。
  (二)提高办公室效率的有效途径
  现代化的办公室工作对秘书人员提出了全面掌握和运用语言艺术的要求。秘书不仅要能说会道,更要能写, 这是实现办公室工作改革、提高机关工作效率、减少“文山会海”的重要手段。一个具有创新精神的秘书,必能从各个方面发现问题,解决问题,从而提高办公效率。
  (三)现代化社会交往的必然趋势
  当代社会尤其重视速度和效率, 生活、工作的节奏明显加快,彼此交流与联系也要节约时间, 讲究表达的效果和质量。根据现代科学技术的发展不仅为秘书的语言表达提供了物质条件, 也对秘书的语言表达提出了更加客观严格的标准,因此,可以说重视秘书言语表达的研究与探讨, 是现代化社会交往的必然趋势。

三、秘书的语言艺术
   (一)秘书口头语言艺术
  1.秘书口语表达的技巧
   (2)有条件的情况下,打好腹稿。
    人们常说“不打没准备的仗”,如果在做一件事之前,没有做好充分的准备,对未知的挑战一无所知的话,在面对问题时就会手足无措。如果在面对客户投诉时,能提前了解该客户的需要,那么在面对责难时,就可以采取相应的措施,快速解决问题;如果在和领导汇报工作时,能想好在有限的时间内该重点汇报什么,领导最想了解的是什么,就能更好的辅助领导的工作。
   (4)吐字清晰、声音洪亮悦耳。
    吐字清晰能避免重复话语,减少不必要的误会和麻烦。如果别人在向你传达信息时,声音轻,吐字含糊,你会有什么样的感觉呢?因此,不管在人多的大场合还是人少的办公室,秘书在说话时,都应把话说清,尽量让声音能让人听清楚。
   2.面对不同的对象秘书的口头语言艺术
 (1)面向上级时:技巧是关键
    向上级汇报工作时:要注意时间、注意重点、注意简洁。领导的时间宝贵,因此在汇报工作时要注意缩短时间,言之有物。像美国历史上著名总统林肯说的那样:“当我派一个人出去买马的时候,我并不希望

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   (2)与同事沟通时:站在对方的立场,换位思考。良好的同事关系,不仅可以促进工作的顺利,而且还能左右逢源,增进彼此之间的关系。不背后议论同事;对于敏感话题,如果避免不了,在回答对方的时候要照顾对方的面子;对于同事之间的分歧,低调做人是关键。
   (二)秘书体态语言艺术
  1.体态语言的分类
   (1)笑容
  俗话说得好“伸手不打笑脸人”,说明微笑可以拉近人与人之间的距离。秘书的工作就是与人打交道的工作,微笑是基本礼仪,也是处理工作时的润滑剂。我们所说的微笑必须是真诚的,发自内心的。嘴角上扬,露出八颗牙齿并不代表你在真诚的微笑。因此,秘书在工作中,必须从心里让自己笑起来,我们的笑容看上去才是亲切、真诚的。
   (4)让人讨厌的几种紧张动作 
    在生活或者工作当中,我们在面对一些特殊情况时,都不可避免的出现一些小动作。秘书作为一个公司和组织的形象代表,更应该规范和克制自己的一些小动作,给人以沉着稳重的形象。几种紧张动作:
  ①用手指做敲鼓或击打动作
  ②来回踱步
  ③抖脚
  ④摆弄身边小物件
  ⑤拽衣角
  ⑥嘬嘴唇
  (二)加强口头表达训练
  随着现代秘书交际范围的广泛,秘书的口语表达能力的要求也随之变高。职场就是谋生的战场,不仅需要我们动手、动脑,还要动嘴。没有好的口才很难在风云变幻的职场中取得胜利。善于在平时的工作中进行总结,分析;善于向优秀的人学习;善于发现锻炼口才的机会。
  (三)行为举止修养
  英国哲学家培根说过:相貌的美高于色泽的美,而秀雅合适的动作的美,又高于相貌的美。如站立时要挺直腰背,充分体现出规范、自然、挺拔的感觉;坐着时要保持上身直立。得体的体态语言传递着自信、友好、热情的信息,同时也能显示出秘书稳重的良好形象。
   (四)文学修养
  秘书写作素质的培养,应注重深入社会生活、积极参加社会实践,还应注重学习,努力扩大自己的阅读面,不断积累和更新自己的知识,无论写哪一种文体的文章,都必须在大量占有材料的基础上进行。现代秘书不仅要求能秉承以往秘书的严谨、规范的优良风格,还要学会与时俱进,大胆创新。这需要在大量阅读的基础上,结合实际,在实际工作中获得启发。
  
  总之,探析秘书语言艺术至关重要。可以说,秘书工作质量的高低乃至成败,与秘书人员语言水平的高低直接相关。因此分析和研究秘书语言艺术具有重要的现实意义和实用价值。

  参考文献
  [1]. 韦晓军  对当代企业女秘书美学修养提升的思考 [J]. 经济与社会发展 ,2008, 6(9)
  [2]. 于年湖,王少梅  公文中的古语词及其运用 [J].秘书, 2003, (4)