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浅析如何做好施工企业工程档案管理

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作者:管理员。 TAGS:工程,做好,如何,浅析,档案,文件,
  1工程档案管理内涵 工程档案是工程竣工档案的简称。工程档案形成的客体是工程,是以工程为对象所形成的。在以工程为对象的活动中,会产生大量的科技、生产文件、文书资料,因此,工程档案具有多样性。另外,工程档案还包括历史上遗留下来的古建筑工程档案。工程档案管理是对工程档案的管理,包括对工程文件、档案的实体管理以及对
工程文件、档案内容信息的挖掘利用。一套完整的工程档案的管理工作也是一个项目。工程文件、档案的管理与工程项目建设阶段有着紧密的联系。
2 工程档案管理存在的问题
2.1 文件收集不全
由于施工工程一般都是比较复杂的,它的施工单位多元化,基础工程、主体工程、设备安装、管线工程是施工单位都是不同的;工程投资渠道也不相同。每个施工单位只负责自己那部分工程的施工档案;建设工程生产周期长,工序繁多,当工程竣工时,有的工程早已完工了几个月,其施工资料残、缺、脏、乱,保存的环境也很差,有些甚至已经找不到了。由于对由工程技术师、工程师或临时档案保管员等保管的文件收集的不及时,致使最后这些文件不知踪影。这些给建设单位、施工单位,给档案管理工作带来了很大的麻烦,对工程的质量管理、日后维护、改建也是很不利的。
2.2 文件内容存在失真现象
在档案工作过程中,我们发现很多工程文件的填写都不符合要求,有些仅仅是将复印件归档,这也可以说是工程档案管理的惯例。只要抓施工,其他的都可以放一边,更何况是档案这些“小事情”。档案管理往往是体现在交工时,突击整理资料,往往缺项漏项, 验收和签字相背离,施工和记录不相符,甚至对有些重要文件的丢失都可以一笑了之。档案的管理、归档、签字,相关的文件都只是为了应付。这样的工程文件准确性肯定是会被质疑的,这样的档案也不能够全面反映工程质量。
2.3 工程档案的开发和利用不够
工程档案对建筑施工企业来说是非常重要的。是建立立项报建审批、勘查设计、工程招投标活动全过程的文字、图表、图纸、数据声像等的文件材料,对于施工企业以后的工程维修、改造、扩建来说可以提供重要的信息资源。现阶段,很多施工企业对工程档案重视程度不够,信息的挖掘利用不够充分,工程档案的价值并没有得到充分的发挥。在对工程档案的开发方面,很多单位还未实现办公自动化,仍以手工操作为主,不能够更快速地实现对档案的检索,更难实现对工程项目建设过程进行有效控制。
3 工程档案管理的对策
3.1 明确各单位在档案管理中的责任和分工
工程文件、档案产生于不同的工作阶段,涉及到的单位很多。要提高工程档案管理的质量,首先就要明确各单位在档案管理中的责任和分工。建设单位要加强对工程文件、档案的管理,保证工程文件、档案与工程进度同步,积极协调和施工单位、监理单位的关系,与城建档案馆保持密切联系,协调设计单位、监理单位与施工单位的关系,加强对施工单位的管理。其他各个单位都要对自己
[论文网 lunwen.nangxue.com]负责的档案进行妥善的管理,保证档案的真实性、完整性。
3.2挖掘工程档案的价值
要使得档案管理工作真正的得到重视就必须要充分的发挥工程档案管理的价值。工程文件、档案人员必须积极挖掘工程档案信息,要让工程档案成为领导决策的重要参考资料。根据工程项目建设的进程进行跟踪服务,使得工程档案与工程紧密的联系起来,提高档案对工程建设的支持度;定期、不定期地召开工程档案管理会议,认真听取各种意见,改进档案管理工作;制定工程文件、档案管理方法,呈交领导,并抄送各有关部门,提高档案管理工作的时效性;向领导宣传工程文件、档案管理对工程项目建设的重要作用,提升领导的档案意识,争取领导对档案工作的支持。
3.3 完善监督、反馈体系
信息反馈可以有效的检验我们输出的信息是否准确无误。而要确保档案的准确性就应该在工程文件、档案管理组织机构内部建立全方位的沟通机制,这对于深入开发工程文件、档案信息资源有着非常重要的作用。首先要在科学的基础上,对用户实行跟踪服务,了解用户的需求,提高档案工作的质量。工程档案信息开发利用后,我们要通过各种方式、各种途径来收集、汇总、统计用户的意见,并对其进行定量、定性分析,“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里” 及时调整开发利用计划和方向,提供更有效的满足个性需求的信息,增强信息输出准确度,减少盲目性。那么要通过什么样的方式和途径来收集用户意见,增强沟通呢?工程档案借阅登记就是一项非常好的方式,制作反馈登记表,详细记录用户利用某份档案的原因、用户所提的意见、用户对档案的要求等,通过讨论,及时的进行整改。
3.4 加强对档案的保护
工程档案管理一个非常重要的工作就是对于档案的保存。由于工程档案的特殊性使其往往很难完整的保存,这给工程档案的利用也带来了很大的难度。对于工程档案要制定严格的档案借阅登记制度,保密性档案不得带出单位、甚至是档案室;必须要履行审批手续,凭单阅档;需带出单位的档案必须得到单位主管领导的书面批准,并且要在规定期限内返还到档案室;不得随意对档案进行涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注。另外,对于网络档案资料,为保证档案信息的网络安全一般情况下,机要档案室的电脑不允许进行Inter连接;采用先进的用户权限设置方法,采用加密存储、增强密码验证方式、IP 地址的限制等功能建立安全防护体系;设置电子文件、档案的下载或打印上限;将重要的档案资料进行备份处理。
结论
总之,在新的形势下,施工企业的档案管理工作面对新挑战。档案管理工作只有不断的适应企业发展的需求才能更好的为企业的发展服务。
参考文献
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[2] 徐艺真.对施工企业档案管理现状的思考[J].办公室业务,2013,(03).
[3] 胡伟华.公路施工企业档案管理中存在的问题以及对策分析[J].商,2012,(07).