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企业文档管理中电子印章技术应用的研究与探讨

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作者:管理员。 TAGS:技术应用,研究,探讨,电子,文档,
   【摘 要】 电子印章是在电子文档中体现传统印章功能的载体。它是以电子形式存在的,依附在电子文件上并与其逻辑关联,实现电子文件的身份验证,保证文件的真实性和完整性,解决了网络传输中电子文件的盖章问题,为无纸化办公扫除障碍,同时也加速了电子文件的归档进程。文中对电子印章技术应用于文档管理领域的原因进行了分
析,同时对电子文件使用电子印章技术的管理提出新要求。
  【关键词】
  电子印章 归档工作 管理对策
  电子印章出现于我国上世纪九十年代中期,上世纪末到本世纪初,部分用户在电子政务的实施中开始对办公中电文与盖章纸文的双轨制处理方法产生了并轨想法,希望把一份公文的电文和盖章纸文统一在信息化平台上。如今,随着数字文档技术、信息安全技术、中间件技术及计算机网络技术的大步发展,这一想法逐步得以实现。目前,很多企业机构内部也实现了无纸化办公,日常文件的起草、审批和流转已逐步网络化与电子化,制发的正式公文也按照国家的标准格式制成统一规范的电子公文数据,经用印(电子印章)后发送归档。多数企业的档案部门虽早已开展了电子文件归档的管理工作,但是针对带电子印章文件的归档,由于还是个新生事物,档案管理部门也在积极的探索,并采取措施,确保电子文件的有效性,真实性和可识别性。
  一、电子印章的现状分析
  虽然电子印章是应运时代需求所生之科技产物,但大多数的人均不了解电子印章为何物。当前实行的《中华人民共和国电子签名法》,确定了电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。它以法律的形式规范了电子签名行为,明确了电子认证服务机构的法律地位及认证程序,使得电子签名的有效性有了普遍适用的法律规定。从本质说,电子印章与印章一样,它不仅是有效权属信用表示的特殊用品,而且还担负着把电文与纸文统一起来的使命。
  所谓电子印章是计算机印章图像的数据电文,其可视形态与传统印模印章相同,是在电子政务或电子商务活动中使用计算机技术添加在电子文件上面的印章图像,具有不可仿制性。它是以电子形式存在的,依附在电子文件上并与其逻辑关联,实现电子文件的身份验证,保证文件的真实性和完整性,解决了网络传输中电子文件的盖章问题,为无纸化办公扫除障碍,同时也加速了电子文件的归档进程。
  目前,在电子文件上需要的位置签署印章后,效果就如同在纸质文件上加盖公章,签章后的电子文件通过网络直接发给相关的单位或部门。原文在
[论文网 lunwen.nangxue.com]传输过程中并无变动,收件人通过网络传来的电子文件就可轻松验证发件人的身份,并可根据需要打印签章文件,已满足传统纸质文件的需求。这也符合当前档案部门日常工作中将纸质文件与电子文件同时归档的需要。
  二、电子印章应用于文档管理领域的原因分析
  当今社会提倡环保、节约、信息化办公,很多文件都通过网络进行处理。以往,由于网上提交的材料并不具有法律效力,因此采用传统印章就会出现电子文件、纸质文件“两手抓”,办事人员需要为盖章而来回奔忙,并没有实现真正意义的信息化、无纸化办公。传统印章的使用还受到办公时间、办事人员、地域范围等方面的限制,办公流程复杂,延误了事务的进展。并且由于制假的泛滥,假证件、假合同、假票据泛滥成灾,其主要原因是假章的存在。随着科技手段的发展,具有上千年历史的印章已变得越来越不安全。
  现在的文档管理中,双套制是我们在处理电子文件与纸质文件时不得不采取的一个折中方式。随着计算机技术的发展特别是网络技术的出现,使得信息的传递方式有了革命性的变化。网络以其存储信息量大、查找方便、传播便捷而迅速得到发展。而在文档管理领域为什么长期以来人们还是没有摆脱对纸质红头文件的依赖,原因主要还是在于电子文件自身真实性的保障技术还没有发展成熟,人们在现实观念中还是不能认可电子文件会与红头文件有相同的法律效力。因为网络上传输的电子文件信息有可能会被任意篡改和伪造,使得人们对所收到文件的真实性产生怀疑。如果没有《电子签名法》将电子印章的法律效力给予确定,电子文件想要作为具有价值的档案保存,必须打印成纸质文件,加上传统盖章才真实有效。这样在工作效率和成本效益方面反而会因为多出的一套电子文件程序而多出工作负担。
  目前使用的电子印章技术已满足《中华人民共和国电子签名法》中对电子签名本身及电子文书的各项规定和要求。同时一个实物印章只对应一个电子印章,电子印章存储在可移动介质上(如U盘)。一个存储了电子印章的可移动介质就相当于一个实物印章,就可以像保管实物印章一样保管。而且在整个
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