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浅谈环境监测档案的安全、保密管理

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作者:邓红。 TAGS:管理,保密,安全,档案,环境监测,
   档案是指人类在各项工作中形成的具有历史价值的各种形式和载体的原始记录。档案是反映各行各业工作过程的重要凭证,并对各行业的工作具有重要的参考价值。因此档案保密管理是档案工作的主题和根本任务。从事环境监测工作形成的大量监测合同、监测布点、采样、分析测试的原始记录、监测报告、环境监测站变迁过程中
留下的各种资料等重要档案,对环境保护有极大的参考价值,因而在环境监测日常档案管理过程中,采取科学合理的方法,确保档案的安全、保密管理是至关重要的。
  1 档案保密管理工作的重要性
  档案记载着一个单位发展史上的优秀成果,对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手材料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。[1]环境监测档案是环境监测事业发展的历史记录和宝贵财富,反映了环境保护工作赖以生存和发展的基础。环境监测部门的档案绝大多数是科技档案,此类档案中的重要内容是各企业的诸多信息及大量的监测数据等。其中多数属于环境监测档案管理规范中要求保密的范围。这些档案的保密管理的前提是安全。因此应该充分认识到环境监测档案的安全及保密管理的重要性,确保重要的环境监测档案万无一失。
  2 保障档案安全保管的物质条件
  档案安全保护工作的一个突出特点是它必须借助一定的物质条件的支撑方能进行。档案安全保护的物质条件是其一切物质装备的总成。[2]
  2.1 档案室设施规范完备
  我站的档案室位于监测大楼五楼(共六层,且六层无办公区域)的北面房间,为不锈钢防盗门窗,窗帘为防紫外线照射布料所缝制,有良好的闭光作用,另有空调、加湿器、温湿度表、吸尘器、灭火器等,通风、除湿、防火、防盗效果良好,
[论文网 lunwen.nangxue.com]有利于档案的安全保护。我站档案室符合档案保管的专业要求:避免阳光直射,远离火源、水源、污染源,并符合防火、防水、防光、防潮等基本要求。档案室还配备了电脑、打印机、复印机等设备。这些设备的利用大大地提高了环境监测档案保护工作的实效性。

  2.2 档案装具符合要求
  档案装具:档案馆(室)存放并保护档案的装置或容器。主要有封闭式箱柜、单柱式固定架、复柱式固定架、积层架、活动式密集架、卷皮和卷盒等。我站的档案装具完全能够满足我站档案的存贮、保护及其使用功能的需要。如:我站的档案室配备了密集架,它不仅防火、防光、防尘,而且大大节省了档案室的空间。
  2.3 档案室管理制度严格、周密
  档案室是我站保存档案的重要场所。我站档案管理制度中明确指出:档案室为档案管理重地,只允许档案管理人员进出,确保档案安全。档案室的温度应控制在14-24C之间,相对湿度应控制在45-60%之间,并由档案管理员负责测量档案室内温湿度并记录。坚持"十防"制度,即防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防光、防霉、防有害气体。不定期组织全面细致的安全检查,及时发现和消除档案室的安全隐患,做到随时检查、及时纠正,采取可行的措施,将各种档案安全及保密管理的隐患消除在萌芽状态。我站档案制度规定:档案在借阅时,必须严格执行登记与交接手续。[3]
  3 对特殊档案的安全和保密管理工作
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