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电力企业多媒体档案的管理

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作者:张跃星。 TAGS:管理,档案,多媒体,企业,电力,
   一、前控工作是手段 档案管理的多媒体,就是利用多媒体技术,将传统的纸质档案信息资源转换和扩展成数字化的文字、图形、图像、声音、录像、动画等多媒体信息,并进行充分、系统、及时地开发利用,更好地为企业经营、管理服务。多媒体档案以其具有较强的直观性、信息量大、易接受和传播迅速等特点,在档案领域大量产生,加强
多媒体档案的收集工作是多媒体档案管理的首要环节。首先必须从制度上来保证和加强多媒体档案的收集工作,档案工作人员要不失时机的向相关领导宣传多媒体档案收集的重要性,力争取得领导的重视与配合。其次,档案部门在日常工作中应注意处理好与形成档案的各业务部门之间的关系,向有关人员及时了解相关信息,掌握多媒体档案的形成情况。一方面主动追踪多媒体档案的去向,尽可能地把散存在个人手中的档案收集起来,集中保管;另一方面及时了解重要接待任务和大型会议的计划安排,从而安排专人负责整个活动所形成的声像材料的收集整理,确保多媒体的完整齐全。比如企业的职工代表大会、党代会、团代会等大型会议,都必须实施全过程跟踪,以便掌握第一手档案材料。
  二、引进和培养现代管理人才
  档案管理人员在运用微机做报表、报告,编写汇报工作过程中,电子数据可能存在丢失信息或计算机系统内的数据非故意的改变和漏失,或者由于技术错误,数据系统和其他某些部分不相容,导致数据遗漏或丢失,也可能是由于同外部系统相连接引起的,还可能是由于故意或疏忽所造成的外部数据进入引起的,如个人数据可能被“黑客”非法得到等等。档案管理人员要能熟练应对上述各种情况的发生,这在客观上就要求档案人员应具备计算机的专业知识,对档案人员的自身素质有了更高的要求,不仅要精通档案业务,而且必须掌握自动化、网络化技术。为此,企业档案人员应适时参加一些系统的、专业性较强的专题培训和研讨,或者采取网络学习的方式,有针对性地解决带有共性的问题。
  三、完善信息处理流程
  首先,在收(发)文登记时把每份文件的各种数据信息都输入到公文数据库内(登记号、日期、文件标题、文件作者、文号等)。该公文数据库能提供日常文书处理的各项功能,文件的查阅,传(借)阅登记,打印传阅单,打印收(发)文登记簿等,采用计算机打印或有电子文件的单位可把存放全文的机内地址输人数据库,有条件的单位也可利用扫描仪把各类文件全文扫描在计算机内,这样,查询到的文件只需在计算机上显示原文即可,不必再调用原件了。其次,组卷归档。计算机辅助立卷的原理是根据预先确定的文件保管期限和分类代码,把相同保管期限和分类代码的文件归类在一起,再根据所设定的案卷总页数,快速组成案卷,这两个数据项划分的准确性,直接影响到计算机
[论文网 lunwen.nangxue.com]组卷的质量。最后,数据流转。计算机自动将组卷后形成的档案信息存放到数据库内,实现了从公文到档案的转化,该档案数据能提供档案管理日常工作的各项功能,档案的查询(包括全文显示)、提供利用、借阅管理(借阅登记、借阅情况统计、催还通知),编制专题目录、打印检索工具、汇编文件等。
  四、加强档案信息的安全控制
  完善的网络安全体系必须集防护、监控和恢复三种技术于一体,主要包括:数据保密、访问控制、身份认证、不可否认和完整性,数据不能被非法用户获取。针对档案信息安全的各个方面,加强安全技术应用,包括防火墙技术、数据加密技术、虚拟专用技术、攻击检测技术和数据恢复技术等;通过对用户和资源分配不同的权限、根据权限,系统控制用户对资源的访问等,保护系统的硬、软件及存储的数据,保证系统连续、可靠、正常运行。
  五、加快软件的投入和开发
  首先,要加大投人,配置与档案信息化相适应的软、硬件,开发适合本企业使用的专门的档案利用软件,从而使实现信息共享。其次,档案人员要积极参加档案管理软件的功能开发,只有档案人员参加才能设计出满足企业管理实际需要的自动化软件,真正实现管理自动化,而不出现半自动化及功能虚设的现象。另外,档案人员还要及时征求各部门意见,调查研究各部门基础工作与归档工作之间的联系,为软件设计人员提供信息,选择最合理的设计方案,避免出现业务部门与档案部门重复劳动的现象。
  六、加强多媒体档案的使用
  多媒体档案为企业健康稳步发展提供强有力的信息支持,我们可以充分利用多媒体档案,将其作用发挥大极致,如紧密结合依法行政、政务公开的要求,建立企业现行电子文件开放阅览浏览平台,尤其是涉及企业发展的重大决策文件,如:电力建设与改造项目工程的大项投资、重大改造、企业机构重大调整、高层领导调整任用等,以及与员工个人利益相关的调资、晋级、职称评定等都在门户网站平台上公开发布,从而增强企业民主管理、民主决策的透明度。如电力安全生产过程中,抓住每一个环节,不遗余漏从网络下载相关安全资料装订成册,职工人手一册,时时增强职工安全意识。通过在网业中开展专题利用登记、发放利用意见表和分析利用效果登记等形式,充分全面地了解和认识企业员工的利用需求。
  总之,随着办公自动化的不断普及,电力企业档案管理工作要适应快捷的网络技术,实现资源共享,提高档案利用服务水平,以档案管理的信息化建设推动企业管理工作。
  
  参考文献:
  1.刘荣.《数字档案馆的功能机器实现技术》,《档案学研究》2002年第3期.
  2.黄项飞.《论现代档案馆文化性及其保障体系》,《档案与建设》2002年第4期.