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试论知识经济时代如何提高企业档案管理水平-论

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作者:张晓慧。 TAGS:水平,企业,提高,时代,如何,档案,
  摘要:试论知识经济时代如何提高企业档案管理水平- 论文关键词:知识经济时代,如何,提高,企业,档案 知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进的技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。档案工作也是如此,计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程,使
之进入现代化管理的先进行列。依托先进的技术设备,知识经济将推动档案事业发展进程,知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。
  一、当前企业档案管理存在的问题
  目前企业档案管理的水平普遍较低,主要存在的问题如下:
  档案管理从业人员专业素质不高。档案管理不够规范。档案检索效率不高。在信息开发和编研工作上也存在一些问题,层次低、质量差、实用性不大、利用价值更小。企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规划。缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。
  二、知识经济时代企业档案管理可行模式
  1.信息一体化管理模式。其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业,这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中,既要注意提供历史的信息和现时的信息,又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果;另一方面,还可以依托现代信息技术和网络技术,在网上采集与企业业务有关的信息,并进行筛选、汇编,为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种管理模式便于建立计算机管理系统,实行现代化管理,同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。
  2.档案一体化管理模式。档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础,借助计算机和网络技术,从系统论的角度出发,对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理,具体来说主要包含以下几个方面:
  (1)档案一体化的目标实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础,在文件从产生到最终转化为档案的过程中,既加强企业内部文件、档案工作的一体化,也注重各个不同文件职能机构的业务衔接,从而使文件到档案全过程都得到有效控制。
  (2)档案一体化的原则在实行信息一体化管理的过程中,必须要遵循以下原则:全程管理原则,文件
[论文网 lunwen.nangxue.com]与档案工作实行全程管理,将可以大大提高信息共享,提高效率;前端控制原则,前端控制原则是以文件生命周期为基础,将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中,文件形成是前端,处理、鉴定等是中端,永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合;集成管理原则,集成管理可以增加管理体系的功能度,因精密组合而减少疏漏,提高可靠性,增加相关作业密度,减少重复而降低功耗,提高管理效率。
  (3)文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段,就应当树立档案管理意识,确保生成文件符合档案管理功能要求;流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调,使文件、档案都能发挥最大的效用。
  (4)文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的信息技术。档案一体化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式,更多是实践中需要实施的一种管理方法和手段,它需要强大的技术支持。首先,数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率,并且也改变了文件的生成方式和载体性质。其次,网络技术的出现改变了文件运转的的方式和特点。这些都使得文件、档案一体化管理有了实现的技术基础。
  三、知识经济时代如何提高企业档案管理效率
  知识经济时代要提高企业档案管理工作的效率,必须以创新为核心,促进企业协调发展,企业档案管理的创新可以从五个方面开展:
  (一)理念创新。结合企业发展的总体目标,找准档案工作服务的最佳切入点,用改革创新的精神,实现档案工作服务理念的创新。
  (二)模式创新。整合档案信息资源,实行多种档案和资料实体集中统一管理的档案管理新模式。如建立企业级档案信息中心,对档案、图书、情报、标准等
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