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浅谈档案计算机网络化管理

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作者:秩名。 TAGS:管理,计算机网,档案,工作,
   导读:当前,科学技术发展日新月异,档案管理工作也随之发生着翻天覆地的变化。网络化是档案管理工作的必然要求。 关键词:档案管理网络化 当前,科学技术发展日新月异,档案管理工作也随之发生着翻天覆地的变化。尤其是计算机网络技术在档案管理中的广泛应用,使得档案管理的重心由传统的保存好档案转移到运
用计算机技术不断完善与丰富档案信息数据库,使档案更好地服务社会,充分发挥档案的功能,让人们认识到档案在社会发展中的重要性。
  一、网络化管理是档案管理的必然趋势
  1.档案管理的现状
  随着计算机技术的广泛应用,档案管理的工作方式也有了一定的改变,一些档案管理软件也被运用到档案工作中,例如现在很多企事业单位在使用的永乐文档一体化软件。但是我们在使用过程中不难发现,许多管理系统只是实现了单机管理,只能对档案条目进行数据录入、删除、修改、存储、检索、报表、打印等实体的管理功能和数据备份、用户权限等系统管理功能,对档案管理和文书处理的衔接问题、机关档案室和档案馆的衔接问题、不同类型档案管理问题、目录管理和全文管理等问题考虑的都还不是很全面,而且大多数档案管理系统仅是提供档案管理人员使用,对管理者来说,这种管理方式相对手工管理可以更快的查阅到利用者所需资料的位置,而对利用者来说,这种管理方式与手工管理并无两样,档案利用者还是要到档案馆来查询档案。由此可见这种单机版的管理软件实用性并不强。要满足利用者的需要,使档案更好地服务社会,档案管理人员应该开发一套网络版的管理系统,使管理者能够时时监控各部门的档案管理工作,提高工作效率;使利用者随时随地能够查询自己需要的档案资料,提高档案利用率。当然,任何一套软件系统的开发都要经过细致的需求分析,并且在使用过程中不断完善,档案管理系统也不例外,它需要档案专业人员和软件开发人员共同努力。
  2.档案管理网络化具有无比的优越性
  档案事业是人类的记忆工程,体现其最终价值就是利用。如何能够使人们更好地利用档案,成了档案管理人员工作中必须思考的问题。
  当今社会,人们的生活方式、工作方式随着网络技术的发展而发生改变,网络信息服务已形成产业。档案管理部门应充分利用这些技术,采用现代化的管理手段来提高档案的管理水平和服务质量,提高工作效率。开发信息资源,实现档案信息资源共享。。网络化是档案管理工作的必然要求。实现档案
[论文网 lunwen.nangxue.com]网络化管理,可以减少所保存档案的交叉重复,通过联机操作,档案部门可以时时监督、检查各部门的档案工作,督促其将一些重要档案及时归档,以免原件损坏和丢失,使档案部门保存的档案更加完整。
  通过网络技术,档案管理部门能够为各职能部门提供“快、准、精”的档案服务。档案管理网络化,实现各部门的资源共享,快速而有效的提供有关资源,提高工作效率。档案管理人员的工作可以逐步从前台转移到后台服务,及时地更新档案信息资源库,将最新的信息资源以最快的速度提供给利用者,以改变传统的档案工作方式“你来我借”;管理人员还可以通过网络管理,了解到哪些档案的利用率最高,从而在以后管理工作中有重点,使档案工作更具有主动性;由于档案网络化软件的开发使用,档案利用者可以随时随地查询自己所需要的档案,利用者可以根据自己的需要通过管理系统查阅自己的材料,这样利用者获得的资料将会是他自己最满意的。
  二、档案管理网络化应注意的问题
  1.安全保障
  网络化管理虽然有很多优点,但也不能忽视它的不稳定性和不安全性,网络是一个开放的系统,网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。国家保密局规定,带密级的文件、信息不能上网,档案不同于其他信息资源,开放利用必须经过严格的审查。因此,在档案文件信息上传到网上前,要仔细区分普通档案和密级档案,确保密级档案不能上网流传。现在被许多企事业单位运用的办公自动化系统,包含机关档案信息化系统,涉及大量的国家机密,必须与互联网等公共信息网实行物理隔离。从安全角度考虑,各单位应尽可能建立档案部门独立的系统,采用电子身份验证、数据加密及加密传输、病毒防范等技术来增强安全性。各部门登记注册合法用户,根据权限不同上传电子文件,查询相关信息。管理人员还应在网络中心管理人员的协同下定期进行网络安全检查,有效监督,配以相应的技术手段,确保管理系统安全健康的运行。档案网络化建设是一项长期的高投入的系统工程,各级各类单位应根据自身情况、条件不一样,量力而为,分步
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