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关于基层企业档案收集若干问题的探讨

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作者:秩名。 TAGS:若干,问题,探讨,收集,档案,基层,
   导读:在档案管理流程中,收集是基础,积极主动地做好档案收集工作,以达到丰富馆藏、突出特色,是摆在企业档案工作者面前的重大课题。 关键词:基层企业档案,收集,推动,对策 随着时代的发展,企业的经营和发展对档案信息的依赖日益增大。。做好档案信息服务工作要依靠丰富的馆藏档案信息资源。在档案管理
流程中,收集是基础,积极主动地做好档案收集工作,以达到丰富馆藏、突出特色,是摆在企业档案工作者面前的重大课题。
  一、基层企业档案收集工作的现状
  自《中华人民共和国档案法》颁布实施以来,企业档案管理部门采取了多种措施解决档案工作中收集不全的问题,取得了较好的成效,但就整体而言,收集不全仍是整个基层企业档案工作中存在的一个突出问题,主要表现在以下几个方面:
  1、归档门类不全
  企业档案收集往往只注重文书档案的收集,科技档案和专门档案相对比较少,对随着科技发展和办公自动化的形成产生的如照片、底片,磁性载体材料如录像带、磁带以及当下已经形成主流的光盘、硬盘等新型载体档案的收集归档工作也不够重视。
  2、归档文件不齐全、不完整
  具体表现在:(1)红头文件不齐全。。许多职能部门起草的文件上报或下发后,没有交到档案室留存。(2)“白头文件”不齐全。在日常工作中会形成许多没有红头的文件材料,如编发的简报、调查报告、典型材料、统计报表、合同协议等。这些文件材料对今后的工作查考有着不可替代的独特作用,也应有所选择地进行收集、整理、归档。
  3、科技档案收集不全
  企业存在着重文书档案轻科技档案的现象,导致应归档的科技资料严重不齐。有的科技工作人员并没有认识到手中的技术资料就是档案或为了查找方便不愿把技术资料交给档案室造成档案流失;有的部门在基建施工或设备安装中的图纸更改和调试记录从不归档,造成档案与实际情况不符。
  4、档案收集范围窄
  除了正常馆藏管理范围内档案的收集,对以下类型的档案则缺乏有效收集:
  (1)突发事件档案的收集;(2)实物档案的收集,如印章、奖章、奖杯、锦旗、题词、字画等;(3)口述档案的收集,如利用重要纪念活动时机,积极收集制作,将原始录音录像、现场笔记及说明、记录人签名、主述人资料、电子文稿等材料收集齐全;(4)员工民生档案的收集,如家庭档案的收集。
  二、影响基层企业档案收集
[论文网 lunwen.nangxue.com]工作的因素
  1、档案意识不强,存档意识比较薄弱
  由于档案意识淡薄,档案收集工作不被重视,导致档案收集工作处于被动状态,档案材料使用过程中不知不觉的丢失。有些部门为图使用方便,不愿把文件上交档案室,特别是声像、照片资料和与业务相关的资料。当人员变动或机构调整时,未能做好档案移交工作,致使该档案收集不全甚至遗失。
  2、人员综合素质不高是影响企业档案收集工作的主观原因
  一是普遍缺乏从事档案工作的专业人才。二是内部缺乏竞争力和活力。“等、靠、要”思想观念严重,收集手段单一,创新意识和自我发展意识不强,工作缺乏主动性和创造性。通常档案工作者抱着“不求有功,但求无过”的思想,工作中消极被动,致使档案收集工作长期呈现一种落后状态。
  3、档案管理制度不完善,执行不严使档案收集工作失去支撑
  企业的档案部门往往是无职无权的“软”部门,档案管理人员在执行档案管理制度过程中,怕碰硬。档案管理制度不健全,执行力度不够,对于相关部门和相关人员违反档案管理制度的情况,如该归档的材料不归档,私自保管或任其丢失等,档案管理人员执法不严,档案丢失不汇报、不处理。
  4、广泛征集的力度不够,导致档案资料流失
  尽管做了很多的宣传,企业员工的档案意识还很淡薄,这在很大程度上影响着档案在企业范围内的征集工作。在全心全意进行企业建设的同时,档案工作未能受到同等的重视,致使散存在企业内部的一些有价值的档案资料未能及时的征集归档。
  三、加强基层档案收集工作的对策
  1、健全归档制度,确保归档材料齐全完整
  建立、健全和完善归档制度,是做好档案收集工作的重要前提,也是保证档案齐全完整的重要条件。归档制度主要包括归档范围、归档时间和归档要求三方面的内容。归档时应注意:(1)归档范围必须明确完整以免少收或漏收档案资料。归档范围完整就是指立档单位形成的各种门类档案应全部纳入收集范畴,全部收集,完整无缺;(2)加强文
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